افزایش پذیرش در سازمان های شاد و موفق

افزایش پذیرش در سازمان های شاد و موفق

افزایش پذیرش:

آیا شرکت شما به شما اجازه می دهد راحت و صادق باشید؟ آیا شما می توانید آنچه را فکر می کنید به راحتی بر زبان بیاورید؟ آیا می توانید احساس خود را بدون ترس و واهمه نشان دهید؟ آیا شما می توانید در محیط کار، خود واقعی تان باشید یا باید آن را پشت تصویری که سازمان از شما می خواهد پنهان کنید؟ اگر ما بتوانیم در محیط کار، خود واقعی مان باشیم، ضریب دست یابی به شادیمان چند برابر می شود. از سمت دیگر باز بودن ارتباط سازمان با شما نیز می تواند تاثیر بسزایی در افزایش شادی کل سازمان داشته باشد. رویکرد اصلی سازمان شما در خصوص جریان اطلاعات چیست؟ شاید تقریباً همه چیز در سازمان شما سری است و شما فقط چیزهایی را که باید بدانید می دانید؟! یا این که سازمان، شما را در جریان اطلاعات برنامه ها و اهداف قرار می دهد و مگر مواردی خاص هیچ چیز رمزآلود و سری وجود ندارد.

تعداد زیادی از شرکت ها بر این باورند که باید بسیاری از اطلاعات را از دید کارکنان پنهان کنند و جریان اطلاعات شفاف و روان لزومی ندارد. این شرکت ها نمی دانند که با این کار دست یابی به شادی را در محیط کار تا حدی دچار اختلال می کنند. چیزی را که به آن فکر می کنید بر زبان بیاورید:

“آنا کارمند جدید یک موسسه خدماتی بود. او در همان روزهای نخست متوجه شد که خانم بیتمارس، (مدیر واحد) ارتباط خوبی با کارکنان خود ندارد و همواره ایده ها و فکرهایشان را سرکوب می کند. او با خود فکر می کرد شاید به دلیل این که او کارمند جدید است فعلاً از این رفتارها با او سر نمی زند و در صورت گذشت زمان این رفتارهای نادرست در مورد او هم مصداق پیدا می کند. او تصمیم گرفت در این باره با خانم بیتمارس صحبت کند.

در کمال تعجب آنا متوجه شد که حرف های او بر رفتار خانم مدیر تاثیر گذاشته و پس از جلسه بین آن ها او تلاش برای بهبود رفتارش را آغاز کرد. او سعی می کرد به گفته های کارکنان خود توجه کند و برای ایده هایشان ارزش قائل شود. او متوجه شد که طی این تغییر و تحول چیزی از کاریزمای مدیریت او کاسته نشده و بر محبوبیت او بین کارکنان نیز افزوده شده است.”

هم شما و هم سازمان شما باید تلاش کنید تا بتوانید از لحاظ ارتباطی فضایی سالم ایجاد کنید و به کمک آن، دست یابی به نتایج سازمان را تسهیل نمائید. این مساله کاملاً دوسویه است.

نشان بدهید که چه احساسی دارید:

دپارتمان پشتیبانی خدمات IT شرکت داروئی Leo Pharma در کپنهاک دانمارک، یکی از مهمترین بخش های شرکت است. اگر گروه پشتیبانی فنی این شرکت تلفن هایشان را پاسخ ندهند، معلوم نیست چه کسی می خواهد پاسخ پرسش های فنی 4000 نفر پرسنل شرکت را بدهد. برای حصول اطمینان از پاسخگوئی موثر به تلفن ها، تابلوی بزرگی طراحی شده که بر روی آن اسامی همکاران پشتیبانی به همراه مواردی که آن ها پاسخگوی آن هستند ثبت می شود. همه ما روزهای خوب و بدی را در کار تجربه کرده ایم. در واحد پشتیبانی کار جالبی انجام می دهند، وقتی کارکنان بخش پشتیبانی سر کار می آیند در همان ابتدای صبح حالت روحی خود را به اطلاع دیکران می رسانند. آن ها این کار را با رنگ سبز ( من امروز حالم خوب است) یا قرمز ( امروز من حالم زیاد خوب نیست) بر روی تابلو نشان می دهند.

ابتکار جالبی است. با انجام این کار مشخص می شود که چه کسانی در وضعیت روحی خوبی نیستند. با مشخص شدن این موضوع سایر همکاران فضا را برای او آرام کرده و کارهای کمتری به او ارجاع می دهند. بدون شک هنگامی که تعداد روزهای با رنگ قرمز برای یک نفر یک هفته به طول می انجامد، اعضای تیم به همراه مدیر بخش سعی می کنند با هم فکری مشکل او را پیگیری و برای حل آن اقدام کنند.

در چنین فضایی به افراد اجازه داده می شود که روزهای بد هم داشته باشند. باز هم می گویم همه ما تا به حال روزهای بد را هم در زندگی و کار تجربه کرده ایم اما علم روانشناسی ثابت کرده است که پنهان کردن احساسات منفی باعث طولانی شدن روند بهبودی و مانع ردیابی دقیق و حل مساله می شود. در شرکت Leo Pharma در بیشتر مواقع ناراحتی افراد بیش از یک روز طول نمی کشد و افراد به فاصله یک روز بعد از رنگ قرمز، رنگ سبز را برای خود روشن می کردند. این خود دلیلی است بر این که ایجاد فضای آرام در حالات روحی بد برای افراد و رعایت حال آن ها توسط سایرین در محیط کار باعث می شود آن ها در انتهای روز پس از مراجعه به منزل، آرامش بیشتری داشته باشند و روز بعد سرحال و با انرژی سر کار حاضر شوند. در غیر این صورت شاید ناراحتی آن ها چند روز به طول انجامد و این انرژی منفی به سایرین نیز منتقل گردد. پروفسور Teresa M. Amibile تحقیقات گسترده ای در مورد نحوه تاثیر گذاری احساسات و عواطف بر روی خلاقیت و عملکرد افراد در سازمان ها انجام داده است. در یکی از مصاحبه های تخصصی با او در وب سایت رسمی مدرسه کسب و کار هاروارد، او به نکاتی در این باره اشاره می کند:

“افراد به نوعی دارای یک زندگی درونی در محیط کار نیز هستند. احساسات، عواطف و حالات روحی آن ها به طور مستقیم بر روی عملکرد آن ها تاثیر گذاشته و می تواند روزهای کاری آن ها را به سمت خوب یا بد سوق دهد. این احساسات از اتفاقات محیط کار نیز تاثیر گرفته و باعث تشدید یا تخفیف یک حالت روحی یا احساس می شود. همان طور که در بخش 2 مشاهده کردید، انتقال احساسات مثبت به دیگران در محیط کار یکی از بهترین روش های گسترش شادی در محیط کار بین دیگران است.”

اگر شما احساس خوبی در محیط کار دارید اما آن را به دیگران بروز نمی دهید، مطمئن باشید شعله این شادی خیلی زود در وجودتان خاموش می شود. به همان اندازه لازم است شما احساسات منفی خود را نیز در محل کار بروز دهید. اگر چیزی در محیط کار شما را آزار می دهد، عصبانی می کند یا به هم می ریزد ولی شما برای بروز آن اجازه ندارید، ممکن است اتفاقات زیر رخ بدهند:

  • احساس منفی ایجاد شده در وجود شما قوی تر شود تا حدی که دیگر به راحتی قابل رفع نخواهد بود.
  • احساس منفی در وجود شما باقی بماند و در زمانی که به حد انفجار برسد، بر سر یکی از کارکنان یا مدیران شرکت خالی می شود. اقدامی که نه برای شما مفید است و نه برای سازمانتان.
  • اثر سس کچاپ؛ احساسات منفی درون شما مثل سس کچاپ داخل یک ظرف سس فشرده شده است و در صورت محکم نبودن در ظرف، به یک باره همه آن بر روی غذایتان ریخته خواهد شد. اگر در ظرف شما محکم و درست کار کند سس کچاپ در بازه های زمانی لازم و به اندازه کافی خالی می شود.

حبس کردن احساسات درونی و عدم بروز منطقی و درست آن ها می تواند باعث به خطر افتادن سلامتی شما شود. اگر از موضوعی در محیط کار خود ناراضی هستید و حس بدی نسبت به آن دارید، نارضایتی خود را به صورت ساختاریافته و سازنده بروز دهید.

به شیوه ای سازنده نارضایتی خود را ابراز کنید:

ابراز نارضایتی می تواند یکی از موثرترین ابزارها برای شروع فرآیند تغییر باشد. ابراز نارضایتی به همان اندازه که می تواند در چارچوب بسترسازی و اجرای پروژه های بهبود موثر واقع شود، می تواند باعث بروز فضایی سمی و تنش زا باشد. به هر حال کشف نارضایتی و مدیریت صحیح آن می تواند نقش موثری در تجارت شما داشته باشد اما کلید اصلی، آگاهی از نحوه ابراز و انتقال آن است. هر نارضایتی می تواند به دو صورت مخرب یا سازنده مطرح شود. در ادامه به چند نمونه در این زمینه اشاره می شود:

  • مخرب: به هر کسی که می رسید نارضایتی خود را ابراز کنید.
  • سازنده: نارضایتی خود را نزد کسی ببرید که برای حل آن کاری از دستش بر می آید.

اگر با مدیرتان مشکلی دارید، طرح موضوع با همکاران شاید جالب و سرگرم کننده باشد اما کمکی به شما نخواهد کرد. ناراحتی یا نارضایتی خود را به مدیرتان یا مدیر مافوق او انتقال دهید.

  • مخرب: هر وقت که عصبی شدید نارضایتی خود را ابراز کنید.
  • سازنده: در زمان مناسب و موثر شکایت خود را ابراز کنید.

لحظه مناسبی را برای ابراز نارضایتی انتخاب کنید. زمانی که خودتان و طرف مقابل در سطح مناسبی از انرژی و شادابی برای رفع مساله هستید زمان خوبی است. 5 دقیقه قبل از شروع یک جلسه مهم به نظر زمان مناسبی نمی آید! نظر شما چیست؟!

  • مخرب: انگشت اتهام را به سمت دیگران نشانه بروید.
  • سازنده: اول نیم نگاهی به خودتان بیاندازید.

قبل از ابراز نارضایتی، کمی دقیق تر به مساله نگاه کنید شاید عامل اصلی بروز این مشکل خود شما باشید! به این فکر کنید که تا چه اندازه در بروز این مشکل نقش داشته اید یا این که آیا می توانستید تا حدی از بروز آن جلوگیری کنید؟ قبل از ابراز نارضایتی و گرفتن انگشت اتهام به سمت همکاران باید از نقش خود در بروز مشکل کاملاً آگاه شده باشید. 

  • مخرب: از هر چیزی که سر راهتان قرار می گیرد ابراز نارضایتی کنید.
  • سازنده: تنها در صورت بروز یک مساله اساسی و حیاتی، نارضایتی خود را از وضعیت ابراز کنید.

آیا واقعاً مشکل پیش روی شما یک مشکل است؟ یا ریشه عمیق تری در یک مساله دیگر دارد؟ تنها در خصوص مشکلات ابراز نارضایتی کنید نه نشانه ها.

  • مخرب: به دنبال سرزنش دیگران باشید.
  • سازنده: به دنبال ایجاد حرکت مثبت باشید.

رویکرد پیدا کردن مقصر و سرزنش کردن او تا به حال بارها و بارها مورد استفاده قرار گرفته ولی نتیجه ای راه گشا به دنبال نداشته است. به جای این کار تمام انرژی و وقت خود را صرف پیدا کردن راه حل های مناسب کنید.

  • مخرب: فقط نارضایتی خود را بر زبان بیاورید.
  • سازنده: نارضایتی خود را ابراز کنید اما یادتان باشد از اتفاقات خوب هم قدردانی کنید.

اگر دلیل قانع کننده ای برای ابراز نارضایتی دارید حتماً این کار را بکنید اما یادتان باشد از اتفاقات خوب هم قدردانی کنید. بگذارید سازمان به چشم یک کارشناس متفکر به شما نگاه کند تا یک بداخلاق همیشه غرغرو. به طور کلی ابراز نارضایتی در قالب سازنده می تواند حرکت در مسیر تغییر را هموار سازد در حالی که ابراز نارضایتی در قالب های مخرب نه تنها کمکی به حل مساله نمی کند بلکه انرژی، اشتیاق و شور و هیجان تمامی افراد درگیر مساله را نیز تا حد زیادی کاهش می دهد.  

فهرستی از فعالیت های در دست اقدام خود تهیه کنید:

شرکت Motek یکی از شرکت های تولید کننده نرم افزارهای انبارداری در کالیفرنیا برنامه خاصی برای ایجاد رفاه کارکنان خود ترتیب داده است. آن ها یک فهرست از کلیه فعالیت ها و پروژه های در دست اقدام تهیه کرده و آن را در اختیار همه کارکنان قرار داده اند. این سیستم اطلاع رسانی باز و به روز تاثیر بسزایی در فرآیندهای تصمیم گیری و دست یابی افراد به نتایج دارد و باعث ایجاد انگیزه بیشتر در آن ها می شود. مشتریان و شرکای Motek هم به فهرستی شبیه به این درباره فعالیت های مرتبط در اختیار دارند. هر کدام از کارکنان Motek برای انجام فعالیت هایش زمان بندی خاصی دارد و در صورتی که بتواند برنامه ها و امورش را طبق زمان بندی اجرا کند مبلغ 100 دلار برای اولین تعطیلات پیش رو پاداش دریافت می کند. اگر آن ها کارهایشان را طبق برنامه پیش نبرند اما با کمک گرفتن از دیگران برای تحقق اهداف طبق زمان بندی تلاش کنند باز هم 100 دلار جایزه را خواهند گرفت. این روش جالب و موثری برای تحریک یک رفتار مثبت و سازنده است. با این روش حس مسئولیت پذیری افراد ارتقا یافته و آن ها برای نیل به اهداف سازمان بیشتر و موثرتر تلاش می کنند.

جزوه باز:

ریکارد سملر یکی از بزرگ ترین مردان تجارت در دنیاست. من تمام کتابهای او را خوانده ام و همیشه کارهایش را پیگیری می کنم، در واقع من طرفدار پر و پا قرص او هستم. اگر او برای سخنرانی به کپنهاک بیاید مطمئن باشید من در ردیف اول می نشینم و او را با جیغ و هورا تشویق خواهم کرد. چشم انداز مدیریتی او بی نظیر و طرز تفکرش همیشه باعث دست یابی او به موفقیت های شایان در کسب و کار بوده است. هنگامی که او مدیریت شرکت کوچک سمکو با حدود 100 نفر پرسنل در سائوپائولو برزیل را بر عهده گرفت، ساعت های متمادی کار می کرد و با تمام قوا بر روی کسب سود تمرکز داشت.  

بالاخره یک روز فشار کار زیاد او را از پا درآورد. پزشکان به او گفتند که در صورت ادامه این روند سکته قلبی در انتظارش خواهد بود. این اتفاق باعث شد ریکاردو نگرش خود را تغییر دهد. از آن روز او تمام تلاش خود را برای تبدیل کردن سمکو به یکی از بهترین محیط های کاری متمرکز کرد. در حال حاضر سمکو حدود 3000 نفر پرسنل دارد و در حوزه های مختلف تجاری نظیر اینترنت، مدیریت تجهیزات و … کار می کند. شادی در جای جای سمکو موج می زند. یکی از نکات مهم در ایجاد شادی در سمکو شفافیت است. سمکو کارکنان خود را در جریان تمام اتفاقات جاری قرار می دهد. آن ها اطلاعات مالی خود را در اختیار همه قرار می دهند. این کار باعث می شود افراد، وضعیت شرکت را در بازه های زمانی مختلف دقیق تر درک کرده و با مسیر حرکت سمکو همراه شوند. آن ها جلسات ماهانه ای نیز دارند که طی آن هر کس می تواند به راحتی نظرات خود را مطرح کند و با مدیران در ارتباط باشد.

به نظر شما نتیجه چه می تواند باشد؟ کارکنان سمکو خود را در تصمیم گیری ها شریک می دانند و با مسئولیت پذیری بیشتر کارهایشان را انجام می دهند. آن ها بر این باورند که سمکو با اطلاع رسانی به روز و دقیق برنامه ها و فعالیت های جاری ارزشی را که برای آن ها قائل است به تصویر می کشد.

برگرفته از کتاب سازمان های شاد و موفق، ترجمه دکتر دامون نوذری.

مقاله های ما در حوزه سازمان های شاد و موفق در ساز و کار نو را دنبال کنید.

در حال ارسال
نقد کاربر
5 (3 رای)
امتیازات نظرات 0 (0 بررسی ها)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

در حال ارسال

فهرست